一、案例背景
近幾年來,為加強固定資產管理工作,國內不少公司自主開發在使用計算機管理各類資產、設備等技術管理軟件上有了一定的進步。但總的看來,這些軟件實現的往往是對原來手工勞動的簡單替代,完成的僅僅是單一業務和專門用途資產的管理,未能從根本上改變固定資產管理被動、滯后的局面。因此,必須從有力支撐發展改革的高度出發,對固定資產管理工作進行系統的規劃和建設,運用現代信息技術真正實現管理水平上的飛躍。廣州飛致創陽信息科技有限公司致力于系統集成研究開發,開發出一套運用于固定資產管理系統方案,實現固定資產的信息化管理。
固定資產管理系統經歷三個階段:
1.完全手工階段:管理人員對每一件設備進行人工的折舊計算,記錄每一件設備的調動情況,增加了工作人員的工作量,影響了企業的工作效率,進而降低了單位的效益。
2.計算機管理各項事務:借助于計算機對固定資產管理,提高工作效率,但隨著固定資產的不斷增加,手工錄入階段工作量越加繁瑣。
3.固定資產管理系統:引入先進的管理手段-----條形碼/RFID,利用掃描器掃描條形碼/RFID采集數據的方式,同時引入了使用手持終端采集數據信息,解決了由于固定資產放置分散而引起的數據采集困難等問題,使得數據采集更加安全可靠,靈活方便。使用條形碼/RFID標簽,只要按動掃描鍵即可得到任一物品的所有信息。大大節省管理人員的手工錄入數據的時間,提高工作效率。結合條碼/RFID技術可以使得固定資產管理變得很輕松和簡單,避免手工操作和記錄所帶來得錯誤和時間的耗費。
二、系統流程圖
1.電腦向服務器請求,下載資產報數據;
2.電腦通過條碼/RFID編輯軟件,對資產進行一一賦碼,生碼;
3.打印機批量打印條碼/RFID,有人工對資產進行貼標;
4.采用采集器(PDA)對資產進行掃描,采集器(PDA)生成相關的報表,自動核對,上傳服務器,同時在電腦端可以看到所有的資產信息,大大節約時間,提高工作效率;
5.管理人員可以通過Internet訪問服務器,實時了解資產的情況,做到資源的合理調配;
6.服務器與ERP系統進行通信,實現資產信息與財務軟件無縫锝對接。
三、系統功能界面
1.PC端界面
2.手持終端界面
四、系統優點
1.快速盤點,高效管理
利用條碼或者RFID對資產進行賦碼,采用采集器進行掃描采取數據,搭配固定資產軟件,實現采集器自動上傳下載,提高管理的高效性,解決了原來不同部門之間管理脫節和對帳困難的難題。
2.去除手工記賬,實現盤點實時性,嚴密性
采用自動化的盤點程序,免除管理人員手工記賬繁瑣操作,提高工作效率;同時實現數據的實時上傳,采集器實現智能化計算資產盈虧結果,大大地減少盤點過程中出現的錯誤。
3.實現信息的實時流動,提高工作效率
通過采集器的實時互傳功能,實現總部與旗下個分公司、事業部資產信息的實時性,解決了固定資產管理過程中的實物管理的問題,實現了信息流和實物流的統一,讓管理人員可以快速了解資產的情況,降低管理人員的工作強度,合理安排資源,提高工作效率。
4.通俗易懂的日常管理功能
PC端、移動端友好的操作界面,實現人性化操作,操作員無須專門的培訓就可以使用,大大減少了誤操作的幾率。
5.解決繁瑣的帳與實物的比對過程
系統將信息上傳ERP,與ERP中的財務管理模塊進行比對,節省了對賬的時間,同時讓管理人員實時了解資產狀態,對資產的運營管控起到明顯的作用。