一、系統概述
《醫療衛生單位資產管理信息系統》是一個網上綜合管理平臺軟件,可以由各級管理人員在網上施行各項管理活動,傳遞管理信息。管理的對象涵蓋了各類固定資產,包括房屋及構筑物、醫療科研儀器設備、辦公設備、后勤設備、圖書及文物陳列品等,根據固定資產物質屬性差異進行多樣化管理。系統的功能幾乎覆蓋了所有的固定資產管理業務活動,包括固定資產采購、驗收、增加、處置、變動、分布、維修維護、折舊、清查、統計、分析、賬表、產權登記、上報數據等等,具有十分強大的功能。
與財務管理、預算管理相結合,充分體現了《事業單位國有資產管理暫行辦法》的要求,為科室建設、分配制度改革等提供支持。在吸收先進管理思想的基礎上,系統以信息技術為手段,以實現固定資產的動態化、精細化管理為突破口,貫徹“人人都管理物、物物有人管”的資產管理理念,實現固定資產管理“賬賬相符、賬實相符、賬卡相符”的最基本管理目標。
二、系統運行模型
三、系統主要功能
1.采購計劃與采購管理: 根據部門預算、采購申請、庫存預警等信息,生成并填寫采購申請表,提交有關部門審批。經有關的一個或多個部門審批后,自動流轉到采購部門,形成采購計劃。采購部門執行采購和驗收。可從采購申請表自動生成驗收單。
2.資產增加:采購(或使用)部門生成并填寫驗收單,生成資產卡片,打印出規范的驗收單、卡片、條碼標簽,自動提交相應的歸口部門審核和財務部門審核與記賬,完成固定資產增加手續。不同種類的資產對應有不同的物質屬性,支持分散采購和集中采購模式。
3.資產變動管理:對資產在使用過程中一些主要使用屬性的變化,如現狀、使用單位、使用人、使用方向、存放地點、單價等進行管理。選擇要變動的資產,填寫并打印變動報告單,經過歸口部門(財務部門)審核,完成變動。
4.資產處置管理:對于要報廢、報損、出售、無償調撥的固定資產,填寫并打印處置報告單,提交歸口部門評估、審核,再經過財務部門審核,記賬,完成資產處置。
5.原始數據的整理與導入:在系統啟用時,單位原有的固定資產信息,經清查盤點后,逐條錄入系統,經過歸口部門和財務部門的兩級審核并記賬,進入到數據庫中;如果單位原已經使用軟件管理固定資產,可以將原有電子信息導入本系統加以檢查、整理、完善。
6.庫存管理:建立實物倉庫,對尚未分配使用的固定資產、低值易耗品、物資材料等進行庫存管理,建立采購入庫、調入、退庫、領用出庫、庫存盤點等業務流程。可以對庫存物品數量的上下限、保存期限等建立預警機制。
7.資產(設備)維修保養管理:對于定期保養維修設備,使用部門生成并填寫資產(設備)維修保養計劃表;對于故障設備,使用部門生成并填寫資產(設備)維修申請單;經審批后自動流轉到維修保養部門,相關人員組織維修保養活動,填寫維修保養情況和費用。
8.資產效率登記:設備操作員填寫醫療設備使用情況登記單,以方便對設備的整體情況進行了解分析,對下一步購置同類儀器提供參數依據。
9.資產清查:利用系統里的固定資產數據,實現特定時點的以賬對物、以物對賬式的資產清查盤點。系統支持條形碼、RFID等資產標簽,可以利用采集設備,對已粘貼條碼或RFID標簽的資產進行快速清查,準確率高、工作效率高、勞動強度低。可以對特定單位、特定使用人、特定地點的資產進行清查。
10.資產折舊管理:可以對固定資產完全按原值管理,系統也支持對固定資產進行折舊管理,可按月計提固定資產折舊。可以自由選擇某件資產或某類資產計提折舊或不計提折舊,不同資產可以自由選擇折舊算法,自動生成折舊帳表。系統內置了常用的幾種固定資產折舊算法。
11.查詢:以簡單、直觀的方式,查詢所需各種信息,生成各類查詢表格,欄目、樣式可自行設定,可以直接得到日常管理活動中最常用的按使用單位、使用人、存放地點的查詢表。系統支持固定格式快速查詢、自定義查詢、模糊查詢、過路分析等。查詢結果可以直接輸出到常用數據庫、Excel表。
12.財務管理:可以自動生成符合財務規范的各類賬表,如固定資產總分類賬、分類、分戶、明細賬等,并可以生成衛生行業標準、財政部十大類、六大類分類標準的固定資產總分類賬。根據管理需要生成各類財務分析圖表。
13.統計報表與自定義報表:根據設定條件,生成各種常見的統計表,包括基本情況總表、固定資產增減情況明細表、使用方向分戶統計表、現狀分戶統計表、結存表、分戶結存統計表、分戶明細表、分戶分類結存表等,為固定資產日常管理和領導決策提供全面、準確的依據。
14.與財政部門《行政事業資產管理信息系統》對接:嚴格按照財政部、衛生部、國務院機關事務管理局相應文件規定的數據結構和文件格式,生成各套需要上報的有關儀器設備的數據文件和報表。
15.分析圖表:利用系統中的各類數據,根據管理需要,設定各類條件,可以對資產進行全面的統計與分析,并生成樣式豐富的分析圖形和賬表,直觀實用,用于資產管理以及統籌決策等。
16.精密、貴重及大型儀器設備信息維護:加強對精密貴重儀器設備的日常管理和專用信息維護,并對其使用信息進行記錄,對上網公開信息進行管理和維護。
17.與數字化平臺的集成:遵循業界工業標準的技術平臺和體系結構,具有良好的可管理性和可維護性,方便與多種主流SOA架構平臺、HIS系統進行有機整合和集成,可實現統一信息門戶、統一身份認證、統一數據中心、數據交換和共享共用等。
四、系統主要特點
1.全面性:能夠對全部類別固定資產、所有資產使用單位、所有資產使用人員與管理人員、全部管理環節進行有效管理和控制,能夠同時滿足業務單位、主管部門、財政部門管理要求。
2.高效性:對固定資產管理模式全面革新,通過網絡實施業務管理活動,提高了工作效率;用一套軟件,管理物質屬性完全不同的各類資產。
3.嚴密性:根據“人人都管物,物物有人管”的要求,建立嚴密的賬、表、卡體系,將職責、權限落實到每一個單位和人員;從業務流程到管理范圍,從權限管理到數據庫管理,都有嚴格的內控制度;從而實現嚴格的賬賬相符、賬實相符、賬卡相符。
4.實時性:對每一件固定資產從采購驗收、日常使用直到處置的整個生命周期進行全程跟蹤管理,客觀記錄每一項管理活動,實時反映每一件固定資產狀態。
5.規范性:嚴格遵照國家有關財務、國有資產與儀器設備等管理制度要求,制定了規范的體系結構、業務流程、標準代碼、管理信息項。
6.全生命周期管理:實現對資產從采購計劃、招標采購、資產驗收、新增資產、資產出入庫、日常使用變動、維修維護到資產處置的全生命周期的管理。